AP Ledger Neden Yardımcı Defter Gerektirir?

Ödenecek hesaplar defteri, işletmenizin yaptığı ve hala ödenmesi gereken tüm masrafları izler. Yüksek hacimli bir ödenebilir faaliyetiniz varsa, ayrıntılar standart bir genel muhasebede kolayca kaybedilebilir. Bir yardımcı defter gerekli olmasa da, genel muhasebe defterinizi işlem karmaşası ve kafa karışıklığından uzak tutmak yararlı olabilir. Bir yardımcı defterin işlevini ve faydalarını anlamak, işiniz için ideal olup olmadığını belirlemenize yardımcı olabilir.

Yardımcı Defter

Yardımcı defter, genel muhasebede özet olarak temsil edilen bir hesap için ayrıntılı işlem bilgilerini içerir. Yüksek hacimli bir hesabın ayrıntıları - üst düzey finansal analistlerin ve muhasebecilerin ihtiyaç duymadığı bilgiler de dahil olmak üzere - genel muhasebeyi bunaltabilir. Yardımcı defter, işlem detayı için bir yer sağlar, böylece genel muhasebe yalnızca özet bilgileri içerir.

Ödenebilir hesaplar

Borç hesapları, bazı işletmeler için yüksek hacimli bir hesaptır. Genel muhasebenizdeki işlem hacmini ve ayrıntı düzeyini azaltmak istediğinizde, borçlu hesaplarınız için bir yardımcı defter, bireysel gider ayrıntılarını genel muhasebe hesabının dışında tutacaktır. Genel muhasebenizdeki borçlu hesap özetini günlük, haftalık veya işinize uygun herhangi bir sıklıkta güncelleyin.

Özet bilgi

Borç muhasebesine gönderilen her güncelleme, son güncellemeden bu yana geçen dönem için işlem etkinliğinin toplamını yansıtır. Hesaba kaydedilen kredileri ekleyin ve toplam kredileri genel muhasebenize kaydetmek için bir yevmiye kaydı oluşturun. Borç işlemleri için bu işlemi tekrarlayın. Hesaplamalarınızın nerede durduğunu izlemek için yardımcı defterdeki girişi not edin. Yazılı bir defter kullanıyorsanız, defterin kenar boşluklarında bir işaret veya gösterim kabul edilebilir. Bilgisayarlı defterler güncellemelerinizi otomatik olarak takip edecektir.

Güvenlik

Yardımcı defter, ayrıntı bilgilerine erişimi kısıtlayarak, yalnızca defterle düzenli olarak çalışan kişilerin bilgileri değiştirebilmesini sağlar. Bu, hata ve yanlış giriş riskini azaltır. Ödenecek hesaplar için genel muhasebe tüm muhasebe departmanı tarafından erişilebilir olduğunda, bakiyeyi değiştiren devredilmiş bir sayının riski, büyük raporlama zorlukları yaratabilir. Yardımcı defter, vergi raporlaması ve denetimleri için gerekli olan faturaların, beyannamelerin ve diğer kayıtların kopyalarıyla desteklenir.